ขั้นตอนเพื่อช่วยให้สถานศึกษาดำเนินงานระบบ e-Audit สะดวกขึ้น

ขั้นตอนเพื่อช่วยให้สถานศึกษาดำเนินงานระบบ e-Audit สะดวกขึ้น

1. สถานศึกษาส่งข้อมูลเข้าระบบ สามารถเลือกวิธีการส่งข้อมูลได้ 2 แบบ
  1.1 การรับ-ส่งไฟล์เอกสาร excel
การประมวลผล : ระบบจะประมวลให้อัตโนมัติหลังเที่ยงคืนของทุกวัน หากสถานศึกษาต้องการให้ระบบประมวลผลทันที โปรดแจ้งให้เจ้าหน้าที่กองทุนประมวลผลให้
  1.2 วิธีการเพิ่มข้อมูล (สถานศึกษาเพิ่มข้อมูลผู้กู้ยืมทีละราย)
การประมวลผล : ระบบจะประมวลผลทันทีที่บันทึกข้อมูลเสร็จสิ้น
2. สถานศึกษาตรวจสอบข้อมูลหลังการประมวลผล
3. กรณีที่สถานศึกษาส่งข้อมูลแล้วมีเงินส่วนเกินต้องส่งคืนกองทุน สถานศึกษาจะต้องจัดพิมพ์รายงานแบบ กยศ. 205 และ แบบกยศ. 206 ออกจากระบบ e-Audit เพื่อนำเงินไปคืนที่ธนาคาร
4. หลังจากสถานศึกษาส่งคืนเงินเรียบร้อยแล้ว จะต้องสำเนาหลักฐานเอกสารการคืนเงินส่งไปที่ธนาคารสำนักงานใหญ่เพื่อลดหนี้ (เอกสารคืนเงิน ได้แก่ แบบกยศ. 205 แบบกยศ. 206 และใบ pay-in/ใบนำฝากธนาคาร)
5. สถานศึกษารอให้เจ้าหน้าที่ธนาคารลดหนี้ให้ผู้กู้ยืมตามจำนวนคนและจำนวนเงิน ในแบบกยศ. 206
6. เมื่อเจ้าหน้าที่ธนาคารลดหนี้ให้ผู้กู้ยืมเรียบร้อยแล้ว ข้อมูลการลดหนี้จากธนาคารจะถูกส่งเข้าระบบ e-Audit ระบบจะแสดงข้อมูลการคืนเงินของสถานศึกษา
7. สถานศึกษาตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลการคืนเงินในระบบ e-Audit หากสถานศึกษาพบว่า ข้อมูลการคืนเงินของสถานศึกษาไม่ถูกต้องหรือยังไม่มีการลดหนี้จากธนาคาร โปรดแจ้งเจ้าหน้าที่กองทุนหรือเจ้าหน้าที่ธนาคาร
 
หมายเหตุ  เคล็ดลับการส่งไฟล์ข้อมูลให้สำเร็จ
  1) รูปแบบการส่งไฟล์ Excel จะต้องเป็น Excel นามสกุล .xls (หรือ Excel 2003) และ zip ไฟล์ นามสกุล .zip เท่านั้น (กรณีที่สถานศึกษาใช้ Excel version สูงกว่า 2003 ให้ Save as เป็น 2003 ก่อน)
  2) ห้ามเปลี่ยนชื่อไฟล์ Excel และ ชื่อ Sheet ใน Excel
  3) กรอกข้อมูลใน column ที่เป็นจำนวนเงินค่าเล่าเรียนและจำนวนเงินค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวเนื่องฯ ให้ครบ หากสถานศึกษาไม่มีการเรียกเก็บค่าเล่าเรียน และ/หรือค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวเนื่องฯ ให้กรอกข้อมูลเป็น “ศูนย์” ห้ามเว้นว่าง
  4) ห้ามใส่ยอดรวมของจำนวนเงินค่าเล่าเรียนและจำนวนเงินค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวเนื่องฯ ในแถวสุดท้าย
  5) กรณีที่ต้องการส่งไฟล์ข้อมูลบางส่วนเข้าระบบ สถานศึกษาสามารถลบข้อมูลผู้กู้ยืมออกทั้งแถวในไฟล์ Excel  ได้
 
   
.